การเลือกใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับเอาต์พุต

เอาต์พุตที่เกิดขึ้นในระบบธุรกิจจะต้องได้รับการจัดการที่เหมาะสม โดยทั่วไปเอาต์พุตสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ เอาต์พุตที่ใช้ภายในธุรกิจ (Internal Output) และเอาต์พุตที่ใช้ภายนอกธุรกิจ (External Output)
เอาต์พุตที่ใช้ภายในธุรกิจได้แก่ รายงานต่างๆ ที่ใช้ภายในแผนกหรือหน่วยงาน เช่น รายงานการขายประจำวัน รายงานสรุปผลการขายประจำเดือน หรือรายงานเวลาการทำงานของพนักงาน เป็นต้น ส่วนเอาต์พุตที่ใช้ภายนอก ได้แก่ เอาต์พุตที่จะต้องถูกส่งออกไปยังบุคคลภายนอกธุรกิจ เช่น ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน แบบฟอร์มการเสียภาษีของสรรพากร เป็นต้น
วิธีการดีไซน์เอาต์พุตที่ใช้ภายนอกอาจจะต้องแตกต่างกับเอาต์พุตที่ใช้ภายใน เช่น อาจจะต้องมีการอธิบายถึงความหมายของแต่ละช่องที่กรอกลงไปให้ละเอียดขึ้น การจัดรูปแบบอาจจะต้องกำหนดตามมาตรฐานสากลหรือตามที่กฎหมายบังคับไว้ เป็นต้น
วิธีการดีไซน์เอาต์พุตมีส่วนสัมพันธ์กับรูปแบบของเอาต์พุตที่ออกมาอย่างมาก เช่น ประเทศไทย เอาต์พุตที่ใช้ภายนอกหรือที่ธุรกิจจะต้องให้กับหน่วยงานราชการทั้งหมดยังคงอยู่ในรูปแบบที่จะต้องพิมพ์ลงกระดาษทั้งสิ้น ดังนั้นรูปแบบของเอาต์พุตที่ใช้ย่อมต้องเลือกวิธีการพิมพ์ลงเครื่องพิมพ์อย่างเดียว เป็นต้น ดังตารางต่อไปนี้ได้แสดงให้เห็นถึงข้อดีข้อเสียของการใช้รูปแบบต่างๆ เพื่อออกเอาต์พุต

รูปแบบที่ใช้

เครื่องพิมพ์
ข้อดี
เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปในธุรกิจมีความยืดหยุ่นและความสามารถในการรองรับข้อมูลใหญ่ๆ ได้ดี
มีความเชื่อถือได้สูง และตรวจสอบได้ง่าย
ข้อเสีย
มักจะก่อให้เกิดเสียงรบกวน โดยเฉพาะเมื่อใช้กับเครื่องพิมพ์แบบดอตแมทริกซ์ โดยทั่วไปมักให้ผลลัพธ์ช้าและต้นทุนของเครื่องพิมพ์ค่อนข้างสูง แต่ปัจจุบันมีเครื่องพิมพ์แบบ Laser ซึ่งให้งานพิมพ์รวดเร็ว ไม่มีเสียงรบกวน

จอภาพ
ข้อดี
เงียบและมีความสามารถที่จะทำงานแบบออนไลน์ และส่งผ่านเอาต์พุตไปในระบบเครือข่ายได้ดี สามารถที่จะใช้ความสามารถของคอมพิวเตอร์ได้อย่างเต็มที่ในการที่จะเข้าถึงแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว และบ่อยครั้งตามต้องการ
ข้อเสีย
ยังคงต้องการระบบเดินสายที่ดี โดยเฉพาะในระบบเครือข่าย
ไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการบางลักษณะ โดยเฉพาะเอาต์พุตที่ใช้ภายนอก ที่ยังคงต้องการให้มีการพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์อยู่ดี

เสียง
ข้อดี
เหมาะสำหรับระบบงานที่ต้องการส่งข้อความที่จะส่งให้กับผู้ใช้ระบบและให้ผู้ใช้ระบบตอบสนองหรือกระทำต่อระบบทันที
เหมาะสำหรับผู้ใช้ระบบที่ต้องการความอิสระของการใช้มือ (Hands Free) เพื่อการปฏิบัติงานอย่างอื่น
ข้อเสีย
ในปัจจุบันเทคโนโลยีทางด้านนี้ยังค่อนข้างแพงอยู่ดี
ระดับของเสียงอาจไปรบกวนคนอื่นที่อยู่ในพื้นที่เดียวกัน
การใช้วิธีนี้ค่อนข้างจะจำกัดอยู่มาก ไม่ใช่สามารถใช้กันได้โดยทั่วไป

ไมโครฟอร์ม
ข้อดี
ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บอย่างมาก มีความคงทนต่อการใช้งาน สามารถใช้ได้บ่อยครั้งและค้นหาข้อมูลได้สะดวก
ข้อเสีย
ต้องการซอฟต์แวร์พิเศษสำหรับการใช้ไมโครฟอร์มโดยเฉพาะ
ต้องการอุปกรณ์พิเศษอีกเช่นกัน หากต้องการสำเนา (Copy) ออกทางเครื่องพิมพ์
ค่าใช้จ่ายตอนตั้งต้นจะค่อนข้างสูง