ปรับเปลี่ยนระบบงานเก่า ให้เป็น ระบบงานใหม่

ระบบงานที่ทำกันมานานบางทีเราจะมีความมั่นใจว่า ระบบของเรานั้นดี ทุกครั้งก็จะเพิ่มเติม และ ปรับปรุงระบบ โดยคำนึงถึงแต่เรื่องคุณภาพของงาน ระบบที่สามารถตรวจสอบได้ ทำให้ระบบงานรัดกุมมากยิ่งขึ้น และ ก็ภูมิใจในระบบของตัวเองอย่างมาก ที่สามารถควบคุมได้ทุกๆจุด สามารถตามงานได้ทุกจุด

ระบบที่ดำเนินมา และ ปรับปรุงควบคุมมานาน จะเป็นระบบที่มีความเสถียร ติดตามงานได้ แต่ไม่รวดเร็ว ช้า และมีขั้นตอนมากมาย วิธีการแรกที่ได้รับมาคือ

การมองระบบในรูปแบบของภาพการเชื่อมโยงเอกสาร

ได้คำแนะนำมาให้รวบรวมเอกสารต่างๆของระบบงานแล้วนำมา จัดวางบนกระดาษที่ติดฝาผนังเอาไว้ แล้ว เขียนให้เป็นการเชื่อมโยงของเอกสาร และ การเดินทางของเอกสาร ติดไปสัก 2 สัปดาห์ แล้วได้รับการแนะนำและชี้ให้เห็น พบว่า พอมองไปที่กำแพงทุกครั้ง จะเห็นระบบงานที่ยุ่งยาก เอกสารมากมาย ที่ซ้ำซ้อน จากระบบที่เราคิดว่า ดีเลิศ กลับกลายเป็นระบบที่มีความใหญ่ เคลื่อนไหวช้า เอกสารซ้ำซ้อน การตรวจตรา และ การจัดเก็บเอกสาร มันซ้ำซ้อน และ เสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็นอย่างมาก เห็นภาพของระบบงานจริงๆเลย

หลังจากเห็นภาพที่ปรับปรุงก็จัดระบบกันใหม่จากแผนภาพเดิม ระบบดีขึ้น เร็วขึ้น ลดค่าใช้จ่ายลงด้วย แต่ตามงานกันง่ายขึ้น

ตอนนี้เราก็ทำแบบเดียวกันกับระบบอื่นๆ หน้ามืดเลย ตอนที่เห็นว่า เอกสารอย่างเดียวกัน มันมีรูปแบบหน้าตาอื่นๆ ที่แตกต่างกัน แต่การใช้งานอย่างเดียวกัน บริษัทฯเดียวกันแท้ๆทำไมเอกสารหลักไม่เหมือนกัน กำลังจัดระบบจากคำแนะนำแรกอยู่ สนุกสนานและทำให้ระบบงานดูดีขึ้นมาก ต้องขอขอบคุณ และ อยากให้เพื่อนๆ ได้นำเอาแนวความคิดไปใช้งานด้วย

จริงๆแล้วการทำงานของเราหรือการออกแบบระบบงานนั้น เราจะสร้างเสริมขึ้นมาเพิ่มมากขึ้นเพื่ออุดรอยรั่วหรือทำให้ระบบงานสามารถติดตามงานกันได้ ดังนั้น การที่ระบบงานที่ดีส่วนใหญ่จะใหญ่เกินไป หรือ มีการทำงานที่ซ้ำซ้อนนั้นเป็นเรื่องปกติ การเอาเอกสารต่างๆออกมาจัดวางในกระดาษ เป็นการจัดให้สิ่งที่เรามองไม่เห็น สามารถจัดออกมาให้เห็นเป็นรูปธรรมจริงๆ สามารถวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น โดยลดความรู้สึกในระบบงานลง แต่เอาความจริงขึ้นมาให้เห็นเป็นรูปธรรม อย่างนี้จะทำให้เราไม่หลงทางครับ

การวิเคราะห์นั้น ต้องให้เห็นองค์รวมของระบบงานให้ชัดเจน เข้าใจการเชื่อมต่อของงานแต่ละงานว่า สิ่งที่เราทำนั้นจำเป็นเพียงใด จะได้วิเคราะห์และจัดหาระบบงานต่างๆเข้าไปใช้ได้อย่างถูกต้อง และ ได้ผล