เทคนิคการค้นหาความต้องการของผู้บริหารและผู้ใช้ ตอนแรก

1. รวบรวมข้อมูล ซึ่งมีวิธีการเก็บรวมรวมข้อมูลต่าง ๆ ได้ดังนี้

1.1 เอกสาร (Documentation) เอกสารที่มีอยู่ได้แก่ คู่มือการใช้งาน แผนผังสายงานขององค์กร รายงานต่าง ๆ ที่หมุนเวียนอยู่ในระบบ โดยประโยชน์ของการเอกสารก็คือ
• การค้นหารายละเอียดจากเอกสารนั้นจะได้ข้อมูลมากและง่ายต่อการรวบรวม
• การไหลของเอกสารภายในหน่วยงาน ทำให้เข้าใจขั้นตอนการทำงานของระบบโดยรวม และทราบถึงผู้ที่เกี่ยวข้องภายในระบบว่ามีใครบ้าง
• จากการรวบรวมเอกสาร ทำให้ทราบข้อมูลการปฏิบัติงานในระบบ ทราบถึงที่มาที่ไปของระบบ ทำให้การสื่อสารระหว่างผู้พัฒนากับผู้ใช้งานมีความเข้าใจตรงกัน

1.2 แบบสอบถาม (Questionnaires)
• แบบสอบถามสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลได้เป็นจำนวนมากและในพื้นที่กว้าง ประหยัดเวลาในการเดินทาง
• เป็นวิธีการเก็บข้อมูลทางอ้อม
• เหมาะกับองค์การที่มีพนักงานจำนวนมาก
• คำตอบที่ได้จากการรวบด้วยแบบสอบถาม สามารถนำมาวิเคราะห์โดยใช้คอมพิวเตอร์ได้ แต่ควรระวังคำถามที่มีการเอนเอียงหรือเป็นอคติดังนั้นจึงต้องออกแบบสอบถามที่ครอบคลุมถึงบุคคลหรือหน่วยงานที่ต้องการทราบข้อมูลด้วย
• ในการออกแบบสอบถามอาจมีการนำแบบสอบถามให้ผู้เชี่ยวชาญทำการตรวจสอบคุณภาพของแบบสอบถามก็เป็นได้ เพื่อให้แบบสอบถามมีคุณภาพที่มีความน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น
ชนิดของคำถามในแบบสอบถามมีอยู่ 2 ประเภทคือ
- 1. คำถามปลายเปิด
- 2. คำถามปลายปิด
คำถามปลายเปิด
® เป็นคำถามที่สร้างขึ้นเพื่อให้ผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการตอบ
® การตั้งคำถามปลายเปิด ไม่ควรตั้งคำถามในลักษณะกว้างเกินไป
® คำถามปลายเปิดมีประโยชน์ คือ จะได้รับคำตอบในลักษณะความคิดเห็นที่มีความละเอียด เพื่อนำไปใช้เป็นแนวทางปฏิบัติหรือข้อเสนอต่างๆ

คำถามปลายปิด

© เป็นคำถามที่กำหนดคำตอบให้ผู้ตอบเลือกตอบ

© คำถามประเภทนี้ควรมีรายการคำตอบต่างๆ หรือตัวเลือกที่มีความชัดเจน แยกแยะความแตกต่างได้ชัด

© คำถามปลายปิดสามารถนำมาหาค่าทางสถิติได้

1.3 การสัมภาษณ์ (Interview)

o เป็นวิธีการหนึ่งที่สามารถทำการเก็บข้อมูลได้อย่างละเอียด สามารถซักไซ้ในคำถามเพื่อให้เกิดความเข้าใจในปัญหา รวมถึงสภาพการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นในหน่วยงาน

o การสัมภาษณ์จะสำเร็จลุล่วงได้ดี ถ้าหากมีการร่วมมือกันทั้งสองฝ่าย

o ข้อเสียของการสัมภาษณ์ คือ จะมีอารมณ์หรืออคติเข้ามาเกี่ยวข้องในระหว่างการสัมภาษณ์ได้

o คำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์อาจเป็นประเภทเดียวกับแบบสอบถาม

หลักในการสัมภาษณ์

• มีการนัดหมายและเก็บข้อมูลเบื้องต้น รวมทั้งกฎระเบียบต่างๆของหน่วยงาน/องค์กรที่เข้าไปสัมภาษณ์

• แจ้งหัวเรื่องที่จะเข้าไปสัมภาษณ์ล่วงหน้า

• แนะนำโครงการที่ทำ ให้ทราบและชัดเจน

• ควรเริ่มทำการสัมภาษณ์กับบุคคลในระดับบริหารก่อน

• ควรสร้างบรรยากาศให้เกิดความเป็นกันเองมากที่สุด

• สนทนากันจนสามารถเกิดความไว้วางใจซึ่งกันและกัน

• ปิดเครื่องมือสื่อสารเสียก่อน

• คำถามที่ใช้ต้องชัดเจน ไม่อ้อมค้อม และต้องมีการเตรียมล่วงหน้าไว้ก่อน

• อย่าสัมภาษณ์วกไปวนมา

• หลีกเลี่ยงคำพูดในลักษณะการโต้แย้ง ควรเป็นการเสนอแนวทางหรือความคิดเห็นเป็นหลัก

• ต้องเป็นผู้ฟังที่ดี และจับประเด็นสำคัญๆได้ดี เพื่อจะได้สรุปผลจากการสัมภาษณ์

• การอัดเทป ต้องพิจารณาก่อนถึงข้อดี/ข้อเสีย และแจ้งให้ทราบก่อน

1.4 การสังเกต (Observation)

- เป็นการเก็บข้อมูลทางตรงวิธีหนึ่ง ด้วยการเฝ้าสังเกตดูการปฏิบัติงานของบุคคลต่างๆในขณะที่ทำงานอยู่

- การสังเกตจะเป็นเพียงการศึกษาพฤติกรรมการทำงาน การใช้เวลา การเคลื่อนไหวในการทำงาน

- แบบฟอร์มสังเกตการณ์ ใช้ในการบันทึกข้อสังเกตต่างๆจากการเข้าไปสังเกตในหน่วยงาน จากนั้นนำมาวิเคราะห์ต่อไป