การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์ที่จะได้รับของการพัฒนาระบบงาน

ในการพัฒนาระบบงานนั้น สิ่งที่ผู้บริหารและคณะกรรมการต้องการทราบคือ ค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์ที่จะได้รับจากการพัฒนาระบบเป็นอย่างไร ก่อนอื่นเราจะต้องแยกค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์ออกมาให้ชัดเจน จากนั้นทำการเปรียบเทียบให้คณะกรรมการดูด้วยวิธีการต่าง ๆ
ในการวิเคราะห์ดังกล่าว อาจพิจารณาจากลักษณะของค่าใช้จ่าย และผลประโยชน์ที่เกิดขึ้นเป็น 2 แบบ คือรูปแบบที่เป็นตัวเงินหรือข้อมูลที่สามารถคำนวณเป็นตัวเงินได้ (tangible อาจจะอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเงินทางตรง หรือเป็นตัวเงินทางอ้อม (direct or indirect)) และในรูปแบบที่ไม่เป็นตัวเงิน หรือไม่สามารถคิดคำนวณเป็นตัวเงินได้ (intangible or indirect)

ค่าใช้จ่าย (costs)

ค่าใช้จ่ายทางตรง เช่น
1. อุปกรณ์ด้านคอมพิวเตอร์
2. อุปกรณ์ด้านการสื่อสาร
3. ค่า software
4. ค่าพนักงานปฏิบัติการ
5. ค่า conversion แฟ้มข้อมูล
6. ค่าสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น แอร์สถานที่ เป็นต้น
7. ค่าอะไหล่
8. ค่าบำรุงรักษา hardware และ software
9. ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ ทดสอบระบบงานและการจัดทำคู่มือ
10. ค่าใช้จ่ายในการสำรองข้อมูลในระบบ

ค่าใช้จ่ายทางอ้อม เช่น
1. ค่าอบรมพนักงาน
2. ค่าการเปลี่ยนแปลงระบบงานการปฏิบัติงาน
3. ค่าการพัฒนา Software ที่นำมาสนับสนุน
4. ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากจำนวนผู้ขาย (vendors) เพิ่มขึ้น หรืออัตราการเพิ่มของ System outage ระหว่างการปฏิบัติการในช่วงแรก

ผลประโยชน์ที่จะได้รับ (benefits)

การประหยัดค่าใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อม เช่น
1. การลดจำนวนพนักงานในการทำงานแบบ manual
2. ลดค่าใช้จ่ายในแผนกต่าง ๆ ได้ เช่น แผนกสินค้าคงคลัง แผนกขาย แผนกการผลิต และด้านบริหารจัดการ เป็นต้น
3. สามารถกระจายทรัพยากร เพื่อสนับสนุนการบริหารได้อย่างทั่วถึงเพิ่มรายได้

ผลประโยชน์ที่คำนวณเป็นตัวเงินไม่ได้ เช่น
1. ขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างราบรื่น
2. ลดปริมาณกระดาษ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายงานที่ไม่จำเป็นต้องเป็น hard data
3. การบริการมีคุณภาพมากขึ้น
4. สามารถขยายธุรกิจได้ง่าย
5. โพรเซสการตัดสินใจถูกพัฒนาให้มีการประมวลผลสารสนเทศที่เร็วกว่าเดิม
6. ผลกระทบต่อการลงทุน หรือทรัพยากร จะเป็นไปในทางที่ดี (positive)
7. สภาพจิตใจของพนักงานจะดีขึ้น