การเขียนเพื่อนำเสนอระบบ (writing the systems proposal)

รายงานฉบับนี้เป็นการสรุปรายละเอียดของการวิเคราะห์ระบบ ซึ่งจะรวมเอารายละเอียดต่าง ๆ จากการศึกษาเบื้องต้น การศึกษาความเหมาะสม เพื่อเสนอต่อผู้บริหาร และคณะกรรมการ โดยจะสรุปเกี่ยวกับข้อเท็จจริง และปัญหาหลักที่วิเคราะห์ได้ ตลอดจนสิ่งที่เหมาะสมเกี่ยวกับระบบงาน
รายงานที่เขียนนี้จะเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับการนำไปใช้กำหนดระบบ หรือการเปลี่ยนแปลงระบบงาน เมื่อคณะกรรมการอ่านแล้วต้องเข้าใจได้ง่าย ที่สำคัญคือต้องชี้ให้เห็นชัดเจนว่ามีความจำเป็นอย่างไร ที่จะต้องทำการเปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาระบบปัจจุบันให้เป็นระบบใหม่ที่ดีขึ้น
โดยจะต้องเขียนแผนการดำเนินงานกำหนดขั้นตอนของกิจกรรม และวิธีวัดผลที่ชัดเจน เพื่อให้คณะกรรมการมองเห็นลำดับขั้นตอนการทำงานที่แน่นอน
หัวข้อที่ควรมีในรายงาน
1. หน้าปก (cover letter) เขียนหน่วยงานหรือรายชื่อผู้รับผิดชอบโครงงาน หรือผู้ที่ทำการศึกษาระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวหน้าโครงงาน (Project leader) ถ้าเป็นไปได้ควรระบุชื่อ สถานที่ติดต่อให้ชัดเจน โดยทำการสรุปวัตถุประสงค์และขอบเขตของโครงการ ในการศึกษาอย่างย่อไว้ รวมทั้งบอกวัน เวลา และสถานที่จะนำเสนอรายงานให้ชัดเจน ไม่ควรเกิน 1 หน้ากระดาษ
2. ใบรองปก (Title page) แสดงชื่อโครงงาน หรือระบบที่จะทำการศึกษา
3. สารบัญ ถ้ารายงานมีจำนวนน้อยกว่า 10 หน้า ส่วนนี้อาจจะไม่มีก็ได้
4. บทสรุปสำหรับผู้พิจารณาหรือผู้บริหาร เป็นหัวข้อที่สำคัญ เพราะกรรมการส่วนใหญ่ จะไม่ดูรายละเอียดอื่น ๆ มากนัก ประเด็นที่ควรเน้นคือ ผลตอบแทนของโครงการ หัวข้อนี้จะแยกเป็น 2 ตอน คือ สิ่งที่คณะกรรมการต้องอนุมัติ และตอนที่สองเป็นแนวทางการดำเนินการ ซึ่งต้องมีเหตุผลสัมพันธ์กันเป็นขั้นตอน ถ้าสรุปเป็นตารางหรือภาพได้จะดีกว่าการเขียนบรรยาย อ่านแล้วต้องได้ concept ว่ากำลังจะทำอะไร
5. หัวข้อหลัก (outline) ของระบบที่ศึกษา โดยบอกวิธีการในการศึกษาระบบ เช่น ใช้วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลแบบไหน เก็บจากใครบ้าง เก็บเรื่องอะไร
6. รายละเอียดของผลการศึกษา (detailed results of system study) บอกรายละเอียดต่าง ๆ ที่พบระหว่างการศึกษาระบบปัจจุบัน แสดงสภาพข้อเท็จจริงของระบบที่เป็นอยู่ให้เห็นภาพจำลอง โดยเฉพาะประเด็นที่มีปัญหาต้องแก้ไข ควรแยกเป็นโครงสร้างขององค์กร นโยบายการดำเนินงาน และอำนาจหน้าที่ของบุคคลในหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กร รวมทั้งปริมาณงานในปัจจุบันและที่คาดว่าจะเกิดในอนาคต
7. ระบบงานใหม่ที่นำเสนอ (system alternative) นักวิเคราะห์ระบบควรจะเสนอแนวทางแก้ปัญหา 2-3 ทางเลือก แต่ละทางเลือกควรจะแตกต่างกัน โดยเสนอรูปแบบที่ต้องปรับปรุงหรือลงทุน เน้นด้านโครงสร้างของระบบที่กำหนดขึ้นใหม่ ความแตกต่างของระบบเดิมกับระบบใหม่ ด้านโครงสร้างและแนววิธีปฏิบัติ ควรมีหัวข้อเกี่ยวกับเรื่องผลได้และผลเสียของระบบเดิมกับระบบใหม่
8. โดยแต่ละแนวทางต้องบอกวิธีการจัดการให้ชัดเจน เช่น ต้องการอุปกรณ์ หรือเครื่องมืออะไรเพิ่มเติมบ้าง
9. คำแนะนำของนักวิเคราะห์ระบบ (system analyst' recommendation) นำข้อสรุปของทีมงาน เกี่ยวกับวิธีการแก้ปัญหาที่เห็นว่าดีที่สุด จากทางเลือกทั้งหมดที่นำเสนอไว้จากข้อ 7 โดยสรุปเหตุผลต่าง ๆ ลงไว้ในรายงาน
10. ตลอดจนแผนการดำเนินการ เป็นการวางแผนการปฏิบัติงาน เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรวมถึงผู้ปฏิบัติงานทราบว่าต้องทำอะไร ทำเมื่อใด เพื่อให้ได้ผลตามเป้าหมาย ซึ่งต้องคำนึงถึง การนำไปปฏิบัติงานต้องชัดเจนวาทำอะไร ใช้เวลาเท่าใด งบประมาณเท่าใด ใช้บุคลากรประเภทใด เท่าใด ใช้เครื่องมืออย่างไร สิ่งเหล่านี้สัมพันธ์กันอย่างไร เทคนิคที่นำมาใช้ในการกำหนดกิจกรรม เพื่อให้ผู้อื่นเข้าใจมีหลายรูปแบบ เช่น Gantt chart PERT และ CPM เป็นต้น
11. สรุปโครงงาน (proposal summary) เน้นการสรุปที่ย่อ และสะท้อนให้เห็นภาพของการบริหาร (executive summary) ให้เห็นชัดเจนขึ้น และให้เห็นความสำคัญของโครงงานดังกล่าว
12. ภาคผนวก (appendices) เป็นหัวข้อที่ใช้สนับสนุนหรือขยายความหัวข้อข้างต้น อาจจะมีหรือไม่ก็ได้