ขอบเขตข้อมูลในการสำรวจระบบ

เพื่อให้ได้ข้อมูลตามที่ต้องการ และเหมาะสม ต้องการมีกำหนดขอบเขตของข้อมูล ที่ต้องการซึ่งแบ่งเป็น 4 กลุ่มดังนี้1. ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร
เป้าหมายขององค์กร (Goals of the Company)
เป้าหมายขององค์กรคือ เป้าหมายระยะยาวและแผนการกลยุทธ์ที่กำหนดไว้ ซึ่งเป็นตัวบอกให้รู้ถึงจุดมุ่งหมายใน 5 ถึง 7 ปี ข้างหน้า วัตถุประสงค์ในการศึกษา ถึงเป้าหมายขององค์กร เพื่อกำหนดทิศทางและขอบเขตการวิเคราะห์ระบบ
โครงสร้างขององค์กร (Organizational Structre)
การศึกษาถึงโครงสร้างองค์กรนั้น เพื่อต้องการให้ทราบถึงหลักการการบริหารงาน และทิศทางขององค์กร นอกจากจะได้ทราบว่าใครเป็นใคร ทำหน้าที่อะไร จะได้นำเสนอข้อมูลตาม ที่แต่ระบบต้องการ
วัตถุประสงค์ (Objectives and Purposes)
ในองค์กรแบ่งเป็นแผนกหรือหน่วยงานย่อย ๆ ซึ่งในแต่ละแผนก แต่ละหน่วยงาน ก็มีวัตถุประสงค์ของตนเองโดยต้องสอดคล้องกันและสนับสนุนเป้าหมายขององค์กร วัตถุประสงค์ของการศึกษาวัตถุประสงค์ของแต่ละแผนก คือ เพื่อเป็นแนวทางให้รู้ทิศทางของการไหล (รับ/ส่ง) ของข้อมูล
นโยบาย (Policies)
นโยบายเป็นกฏในการดำเนินงานขององค์กร ซึ่งต้องทำให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร การศึกษาถึงนโยบายขององค์กรนั้น เพื่อให้ทราบถึงความต้องการระบบสารสนเทศขององค์กร2. ข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร
อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ (Authority and Responsibility Relationships)
จากโครงสร้างขององค์กรสามารถทราบได้ว่าใครเป็นใครในองค์กร และอำนาจหน้าที่ของเขา แต่บางครั้งการดำเนินงานจริง ๆ ก็แตกต่างจากโครงสร้างที่กำหนดวัตถุประสงค์ ของการศึกษาข้อมูลนี้คือ เพื่อให้ให้ทราบถึงการปฏิบัติงานจริง ๆ ของบุคลากรแต่ละระดับ และทราบว่า ใครมีหน้าที่ มีอำนาจในการตัดสินใจด้านใดบ้างตามที่ปฏิบัติอยู่
หน้าที่ (Job duties)
ศึกษาการปฏิบัติงาน หน้าที่การงานขององค์แต่ละตำแหน่งในองค์กร โดยการศึกษา จากเอกสารต่าง ๆ รวมทั้งคู่มือที่เกิดขึ้นในระบบ เพื่อให้ทราบความเป็นไปของการดำเนินงาน
ความสัมพันธ์ (Interpersonal relationships)
ในองค์กรใด ๆ ก็ตาม ความสัมพันธ์ ของบุคลากรเกิดขึ้นโดยที่ทุกคนชอบที่จะทำงานร่วมกันเพื่อให้งานเสร็จลุล่วงไปด้วยดี และให้เวลาน้อยที่สุด ซึ่งบางครั้งการทำงานดังกล่าว อาจทำให้แตกต่างไปจากกระบบการทำงานที่ได้กำหนดไว้ในโครงสร้างขององค์กร นักวิเคราะห์ระบบ จำเป็นต้องหาข้อมูลจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง ๆ มากกว่าที่จะศึกษาจากข้อความในเอกสารที่เขียนไว้ว่า การทำงานควรจะเป็นอย่างไร วัตถุประสงค์ของการศึกษาความสัมพันธ์ของบุคลากรนั้น
ความต้องการสารสนเทศ(Information needs)
การศึกษาความต้องการสารสนเทศนั้นเพื่อให้ทราบว่าสารสนเทศที่ใช้ในระบบปัจจุบัน เป็นสารสนเทศที่ได้ตรงตามความต้องการมากแค่ไหน และทราบถึงความต้องการสารสนเทศจริง ๆ ของผู้บริหารแต่ละระดับ นักวิเคราะห์ต้องทำการเปรียบเทียบความต้องการของสารสนเทศที่ได้รับ เพื่อช่วยในการประเมินความสมดุลย์ของการไหลของข้อมูลภายในระบบได้3. ข้อมูลเกี่ยวกับงาน
การไหลของข้อมูล (Task and Work flows)
วัตถุประสงค์ในการศึกษาการทำงานและระบบงาน คือ เพื่อทราบว่าการไหล หรือการรับ/การส่งข้อมูลภายในระบบ และการแปลงข้อมูลโดยหน้าที่ภายในระบบ การศึกษานี้ทำได้ โดยการรวบรวมเอกสาร แบบฟอร์มต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในระบบงานปัจจุบันในแต่ละกระบวนการ โดยทั่วไปจะเน้นการศึกษาที่ข้อมูล และ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลในโครงสร้างระบบ
วิธีการและกระบวนการทำงาน (Methods and procedures)
การศึกษาวิธีการ และกระบวนการทำงานนี้เป็นการศึกษาที่กระบวนการจริงๆ โดยมุ่งเน้นจุดศูนย์กลางของงานโดยศึกษาว่างานอะไร โดยใคร ด้วยเครื่องมืออะไร มีตารางการทำงานอย่างไร ภายใต้กฏเกณฑ์ใด ซึ่งแตกต่างจากการศึกษาการทำงานและระบบงาน การศึกษาข้อมูลดังกล่าวนี้เน้นที่การกระทำและกระบวนการ
ตารางการทำงานและปริมาณงาน (Work schedules Volumes)
ศึกษาว่าจำนวนงานเท่าไรที่ต้องการให้เสร็จ ในระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่ ซึ่งจะทำให้รู้ว่าควรนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยในการพัฒนาระบบใหม่หรือไม่
มาตรการปฏิบัติงาน (Performance criteria)
ระบบการทำงานของทุกองค์กรมีการกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน เพื่อวัดและประเมินผลงาน ซึ่งในการวัดและประเมินงานนั้นไม่เพียงแต่ดูที่ตารางการทำงาน ปริมาณ แต่ดูที่คุณภาพ ความถูกต้อง ความเชื่อถือได้ และการยอมรับ สารสนเทศของงานนั้นด้วย วัตถุประสงค์ของการศึกษานี้ คือเปรียบเทียบการทำงานจริงๆ และมาตรฐานองงานว่าเป็นไป ตามที่กำหนดหรือไม่ เพื่อทราบถึงคุณภาพของระบบงาน ความบกพร่องของปัจจัยที่เกิดความบกพร่อง
เครื่องมือที่ใช้ควบคุม (Contorl Mechanisms)
ศึกษาว่าอะไรเป็นตัวควบคุมระบบการทำงาน4. ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อม
การกำหนดขอบเขตงาน (Resources avaible)
วัตถุประสงค์ของการศึกษาเกี่ยวกับทรัพยากรที่มีอยู่นั้น คือ ต้องการทราบว่า ทรัพยากรที่องค์กรมีอยู่นั้นมีอะไรบ้าง จัดสรรอย่างไร ใช้อย่างคุ้มค่าหรือไม่ และถ้าต้องการมีการออกแบบใหม่ต้องซื้อุปกรณ์ใดเพิ่ม สามารถนำทรัพยากรเก่ามาใช้กับระบบงานใหม่ ได้หรือไม่ ทรัพยากรในที่นี้ รวมถึงบุคคลากรในองค์กรด้วย เพื่อเพิ่มฐานความรู้ของบุคลากร