หลักความสำเร็จของการพัฒนาระบบงาน (2)

หลักการที่ 4 : ระบบงานข้อมูลถือเป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง
การพัฒนาระบบงานหนึ่งๆก็ถือว่าเป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง ซึ่งไม่แตกต่างจากที่เราลงทุนซื้อรถเพื่อมาขนส่งสินค้าหรือซื้อเครื่องจักรมาเพื่อทำการผลิต
เมื่อระบบงานถือว่าเป็นการลงทุนชนิดหนึ่ง สิ่งที่นักวิเคราะห็ระบบจะต้องคำนึงก็คือทางเลือกต่างๆที่จะนำเงินไปลงทุน ซึ่งหมายถึงว่านักวิเคราะห์ระบบควรคิดถึงทางเลือกของการพัฒนาระบบงานในหลายๆงานและพิจารณาถึงความเป็นไปได้ต่างๆ รวมถึงการเปรียบเทียบต้นทุนและผลกำไรที่จะเกิดจากระบบงาน ว่าระบบนั้นๆ คุ้มค่าหรือไม่อย่างไร ยกตัวอย่าง เช่น นักวิเคราะห์กำลังรับทำระบบงานสำหรับร้านให้เช่าวิดีโอร้านหนึ่งซึ่งเป็นร้านเล็กๆ มีรายได้ประมาณ 10,000 บาทต่อเดือน เขาตัดสินใจแนะนำให้ร้านนั้นซื้อคอมพิวเตอร์ราคา 2 ล้านบาท ซึ่งเขาจะพัฒนาระบบงานให้ โดยจะเสียค่าใช้จ่ายอีกประมาณ 3 แสนบาท ลักษณะแบบนี้ท่านจะเห็นได้ชัดว่า การตัดสินใจลงทุนแบบนี้ไม่คุ้มค่าแน่ นักวิเคราะห์ควรจะทำการวิเคราะห์หาทางเลือกที่เหมาะสมและนำเสนอต่อผู้ใช้โดยให้มีข้อมูลในการเปรียบเทียบถึงข้อดีข้อเสียต่างๆ เพื่อผู้ใช้ระบบสามารถที่จะออกความเห็นหรือปรึกษาหารือเพื่อหาข้อยุติที่เหมาะสมต่อไป

หลักการที่ 5 : อย่ากลัวที่จะต้องยกเลิก
ในทุกขั้นตอนของการพัฒนาระบบงานจะมีการศึกษาถึงความเป็นไปได้ (feasibility study) ของระบบงาน ดังนั้นในทุกขั้นตอน นักวิเคราะห์ระบบจะมีโอกาสเสมอที่จะตัดสินใจว่าจะให้ระบบงานนั้นดำเนินต่อไปหรือยกเลิก
แน่นอนที่ว่า ความรู้สึกที่จะต้องยกเลิกงานที่ทำมาอย่างยากเย็นนั้น จะต้องไม่ดีแน่ และคงไม่มีใครอยากสัมผัสเหตุการณ์เช่นนี้ แต่อย่างไรก็ดี เมื่อการพัฒนาระบบงานไม่สามารถจะทำให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ การเริ่มต้นทำใหม่หรือยกเลิกโครงการนั้นอาจเป็นสิ่งจำเป็น จากประสบการณ์ที่เคยได้เห็นได้ยินมา มีอยู่หลายโครงการในสหรัฐอเมริกาที่ต้องยกเลิกไป และอีกหลายโครงการที่ยังดันทุรังที่จะให้อยู่แต่ไม่สามารถจะทำได้ ข้อเสียที่เห็นได้ชัดในความกลัวที่จะต้องยกเลิกก็คือ โครงการหรือระบบงานนั้นสุดท้ายก็ต้องพังลง และดันทุรังที่จะให้ฟื้นคืนชีพมักจะใช้เงินลงทุนเพิ่มขึ้น ใช้เวลาเพิ่มขึ้นและใช้คนเพิ่มขึ้น ทำให้งบประมาณเกิดบานปลาย และไม่สามารถควบคุมได้

หลักการที่ 6 : ในทุกขั้นตอนของการพัฒนาจะต้องมีการจัดทำเอกสารเพื่อใช้อ้างอิงเสมอ
การขาดการจัดทำเอกสารมักจะส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดต่อระบบงานและต่อนักวิเคราะห์ระบบด้วย การจัดทำเอกสารมักจะถูกมองข้ามไป และเห็นว่าเป็นสิ่งที่ทำให้เสียเวลาแม้กระทั่งการเขียนโปรแกรมซึ่งสามารถจะแทรกคำอธิบายเล็กๆน้อยๆว่าโปรแกรมในส่วนนั้นๆทำอะไร ก็ยังไม่มีใครทำสักเท่าไรซึ่งการขาดการทำเอกสารเช่นนี้ จะทำให้การบำรุงรักษาหรือติดตามระบบเป็นไปได้ยาก ทำให้ยากต่อการแก้ไข
การจัดทำเอกสาร จะหมายรวมถึงการบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ และแนวความคิด รวมทั้งข้อสรุปที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนาระบบงานและโครงการ ไม่ใช่จะเอาแค่รหัสต้นกำเนิด (source code) ของแต่ระบบเท่านั้น