สัมภาสน์ข้อมูล

การสัมภาษณ์ (Interview)
เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการพูดคุยซักถามบุคลากร เพื่อให้ได้ข้อมูล ตามที่นักวิเคราะห์ระบบต้องการ ซึ่งเป็นวิธีหาข้อมูลที่สำคัญอีกวิธีหนึ่ง นักวิเคราะห์ต้องเตรียมตัวสัมภาษณ์ โดยศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรบางส่วนเพื่อเตรียมคำถามในการสัมภาษณ์ ผู้ที่จะสัมภาษณ์จะเป็นผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง ระดับล่าง เรื่องมาจนถึงพนักงาน
การสัมภาษณ์เริ่มจากผู้บริหารระดับสูงนั้น เพื่อต้องการทราบถึงวัตถุประสงค์ ขององค์กรและความต้องการของระบบของผู้บริหารแต่ละระดับ สิ่งที่ควรคำนึงถึงกาสัมภาษณ์นั้นคือ ควรทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกว่าเป็นการสนทนากันตามปกติ โดยมิให้เขามีความรู้สึกว่าเขาจะถูกแย่งงาน และพยายามเปิดโอกาสให้เขาออกความคิดเห็นและมีส่วนร่วมในการออกแบบระบบ เพื่อให้เขา มีความรู้สึกที่ดีต่อระบบใหม่ที่กำลังพัฒนาขึ้น
ขั้นตอนการสัมภาษณ์
1. กำหนดแหล่งที่มาของข้อมูล โดยทั่วไปนักวิเคราะห์ควรสัมภาษณ์ตั้งแต่ ผู้บริหารระดับสูงลงมา เพื่อทราบวัตถุประสงค์ขององค์การ ปัญหาความต้องการสารสนเทศและความต้องการระบบ ซึ่งการสัมภาษณ์ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงลงมาจนถึงผู้ปฏิบัติงานนั้น ทำให้ผู้ปฏิบัติงานให้ความร่วมมือมากยิ่งขึ้น เพราะเขาได้รู้ว่าผู้บริหารเป็นผู้ต้องการให้มีการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
2. เตรียมตัวสัมภาษณ์ก่อนการสัมภาษณ์นั้น ผู้สัมภาษณ์ต้องกำหนด ความต้องการโดยการเขียนวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์ จากนั้นก็เขียน Outline เพื่อให้ครอบคลุม สิ่งที่ควรสัมภาษณ์หลังจากนั้นต้องทำการนัดหมายผู้ที่จะสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ระบบต้องศึกษาข้อมูล เกี่ยวกับผู้ที่เขาจะสัมภาษณ์ เช่น หน้าที่ความรับผิดชอบในองค์กร
ขั้นตอนการดำเนินการสัมภาษณ์ การดำเนินการสัมภาษณ์เป็นขั้นตอน ที่สำคัญที่สุดซึ่งจะต้องงทำให้การสัมภาษณ์เป็นไปตามความต้องการหรือไม่นั้น นักวิเคราะห์ควรจะมีทักษะ ในการสัมภาษณ์ โดยต้องให้การสัมภาษณ์เป็นไปอย่างต่อเนื่อง ควรสัมภาษณ์ตัวต่อตัว ยิ่งไปกว่านั้น นักวิเคราะห์ระบบควรจะพยายามพูดให้น้อยที่สุด เพื่อจะได้เปิดโอกาสให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้แสดงความคิดเห็น ให้มากที่สุด
ในการสัมภาษณ์นักวิเคราะห์ควรหลีกเลี่ยงสิ่งต่อไปนี้
1. การตั้งคำถามนำ (Beware of Leading questions)
คำถามนำนั้นควรเป็นคำถามที่เป็นกลาง ไม่ควรเอียงไปทางใดทางหนึ่ง ซึ่งจะมีอิทธิพลต่อผู้ถูกสัมภาษณ์ ควรหลีกเลี่ยงคำถามต่อไปนี้
" จริงหรือไม่ที่ว่า................................. "
" คุณเห็นด้วยหรือไม่ว่า......................... "
2. หลีกเลี่ยงการนำเพื่อสรุป (Avoid premature conclusion)
นักวิเคราะห์ควรระวังในการสัมภาษณ์ ซึ่งควรแน่ใจว่าได้ข้อมูลครบถ้วน ตามความต้องการ แล้วค่อยถามนำเพื่อสรุป เพราะถ้าถามเพื่อนำสรุปโดยที่ยังได้ข้อมูลไม่ครบอาจทำให้ยาก ที่จะดำเนินการสัมภาษณ์ใหม่
3. ไม่ควรที่จะคล้อยตาม
กรณีผู้ถูกสัมภาษณ์แสดงความคิดเห็นในทางลบต่อองค์กรและเกิดความไม่พอใจ นักวิเคราะห์ไม่ควรคล้อยตาม เพียงแต่ทำความเข้าใจเท่านั้น
4. อย่าถูกจูงใจโดยใคร
ไม่ควรที่จะมีใครเป็นผู้มีอิทธิพลต่อเรา เช่น พยายามที่จะเอาในผู้บริหาร จนทำให้ปิดบังความเป็นจริง หรือปัญหาขององค์กร
ข้อดีของการสัมภาษณ์
1. ข้อมูลที่ได้เป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ได้รับโดยการพูดคุยกัน ซึ่งเกิดขึ้นจากการดำเนินงานจริงๆ ในระบบ
2. นักวิเคราะห์ได้ความคิดเห็นและคำแนะนำในการออกแบบระบบ ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มีส่วนร่วมในการออกแบบ ซึ่งทำให้ลดการต่อต้านระบบใหม่
ข้อเสียของการสัมภาษณ์
1. เสียเวลามาก
2. นักวิเคราะห์อาจคล้อยตามความคิดเห็นที่เป็นอคติ (Bias) ของผู้ถูกสัมภาษณ์